Сложности приема документов по маркированной продукции через ЭДО и их решение.

Приемка маркированной продукции по ЭДО (электронный документооборот) обязательная процедура. Данная процедура позволяет отследить движение товара от производителя до конечного продавца в режиме онлайн и зафиксировать момент перехода права собственности от продавца к покупателю.

Корректная передача права собственности на маркированный товар при продаже  важна и продавцу, и покупателю. Система маркировки сообщает об этом производителям, дистрибьюторам и рознице через оператора электронного документооборота (ЭДО).

Рассмотрим, какие проблемы возникают у организаций при приеме документов через ЭДО.

У организаций возникают сложности по следующим причинам:

1. Поставщик мог некорректно оформить ЭДО. Во время приема товара необходимо проверить в форме представления электронного документа у поставщика и покупателя, что в электронном документе указаны передаваемые коды маркировки.

В нашем программном продукте “ТриАР-Розница” предусмотрена возможность проверить соответствие кодов маркировки с заданной номенклатурой, при проверки кодов маркировки вы увидите к какой позиции относится просканированный код маркировки:

Если по маркированной продукции будут отсутствовать коды маркировок, программа выдаст уведомление:

2. Поставщик мог передать некорректные коды маркировки (например, не в статусе "В обороте" или коды, не принадлежащие ему). Оператор ЭДО не проверяет передаваемые коды маркировки на корректность введенных позиций и их статус. Все коды передаются в систему маркировки “Честный знак”. Некорректные коды или коды с неправильным статусом не будут отработаны системой маркировки. Например, если статус кода маркировки не соответствует выполняемой операции. Или УПД (универсальный передаточный документ) содержит коды разных товарных групп. Или поставщик наклеил коды на товар, но забыл передать в систему маркировки «Честный ЗНАК» сведения о вводе товара в оборот. Поэтому крайне важно всем участникам оборота маркированной продукции не допускать расхождений в информации в электронных документах на этапе отгрузки и во время приёмки.

Мы реализовали в нашей программе “ТриАР-Розница” проверку статусов и владельца кодов маркировки, вполне достаточно при сканировании марки посмотреть информацию по выбранному коду:

После нажатия кнопки “Запросить” вы увидите информацию по коду маркировке:

3. Технические проблемы при передаче кодов маркировки от оператора ЭДО в ЦРПТ.

Если все предыдущие пункты проверены, то рекомендуется:

• Подождать день после отправления документа, поскольку среднее время попадания в личный кабинет через оператора ЭДО составляет примерно один день;
• Проверить статус обработки документа  в личном кабинете системы маркировки.

Когда стороны сделки подписывают УПД, оператор ЭДО передает в систему маркировки информацию, содержащуюся в данном документе. После того, как «Честный знак» идентифицирует коды из УПД, у документа появляется статус:

• Проверяется;
• Обработан успешно;
• Обработан с ошибками.

Система маркировки отправляет данную информацию в виде ответа в ЭДО, наши пользователи тоже могут увидеть данную информацию в программе.

Статус документа “Обработан с ошибками” указывает на допущенные ошибки, в том числе и технические. В данном случае рекомендуется ознакомится с ошибками и исправить их в соответствии с рекомендацией. Номер ошибки вы можете посмотреть:

• Через ЭДО (некоторые операторы ЭДО отображают информацию, что документ обработан с ошибкой);
• В личном кабинете системы маркировки;
• Наши пользователи могут посмотреть ошибку через программу.

В “ТриАР-Розница” предусмотрена проверка статуса документа после обработки системой маркировки, если документ обработан успешно появится статус “Документооборот завершен”:

Если документ обработан с ошибкой, то появится статус:

4. У некоторых операторов документооборота передача кодов маркировки является отдельной услугой. В данном случае необходимо убедиться, что данная услуга подключена.

5. Не проверяются коды маркировки в документе с физическим приходом при поступлении товара.  Организация получает от поставщика электронный УПД с кодами по ЭДО. При поступлении товара необходимо сверить коды маркировки в УПД с физическим приходом.

Мы реализовали возможность сверки кодов маркировки в документе с физическим приходом. Для проверки кодов необходимо зайти в документ и нажать на кнопку “Проверить коды”:

И в окне “Проверка кодов маркировки” просканировать коды маркировки с фактического прихода:

6. Не продлен договор с оператором ЭДО. У некоторых операторов ЭДО передача кодов маркировки является отдельной услугой. В данном случае необходимо убедиться в подключении данной услуги и заключении всех договор с оператором ЭДО.